Термин «прозрачность» понятен каждому. Это стекло, через которое можно увидеть всё, что происходит как внутри, так и снаружи. В бизнесе это понятие имеет большое значение. Прозрачность — это среда, в которой клиент, сотрудники и другие заинтересованные лица получают информацию о компании и бизнес-процессах в открытом и понятном виде. Эта информация помогает клиенту принять рациональное решение о сотрудничестве, а персоналу — лучше понимать поставленные задачи.

Знакомый всем пример. Вы находите 2 бригады для ремонта квартиры. Одна утверждает, что вам необходимо заплатить 500 тысяч, отдать ключи от квартиры и ждать результата. Вторая предлагает другой вариант. Вы участвуете в выборе отделочных материалов, получаете всю информацию, имеете несколько вариантов плитки с разными ценами, можете прийти в любой момент и проверить ход работы, количество задействованных сотрудников, их профессионализм. Смета составляется понятно, вам объясняют каждый пункт, рассказывают, что и где было приобретено. Вы также можете участвовать в покупке обоев, вносить замечания и прислушиваться к рекомендациям. Какую бригаду вы выберете? Скорее всего, с прозрачной политикой сотрудничества.

Так и в бизнесе. Ваши клиенты хотят знать, на что уходят их деньги. Вы должны соответствовать следующим принципам:

  • Предоставлять своевременную, актуальную информацию.
  • Информация в полноценном объеме.
  • Подтверждение достоверности данных.
  • Принцип понятности и лаконичности.

Для клиентов — это гарантия рационального использования их финансов. Для вас — возможность позиционировать себя как уверенную в своих силах компанию, готовую к диалогу.

Почему прозрачность — это выгода для компании

Конкуренция на рынке различных сфер бизнеса растёт очень быстро. Такое многообразие обязывает компании выделяться на общем фоне. Ваша компетентность, большой опыт, квалифицированные работники — всё замечательно. Но не забывайте, что большинство конкурентов могут похвастаться тем же. Выживание в этой среде и постоянное развитие может гарантировать открытая система управления, причем как внутри, так и снаружи.

Требования, предъявляемые к исполнителям, сейчас перешли из разряда «цена-качество», в разряд «цена-качество-пояснение». Например, в моду входят рестораны с открытой кухней. Кроме того, что это привлекательно как некая шоу-программа, и вкусно, есть и другие преимущества. Гости заведения видят как, кто и из чего готовит блюда. Повара в этом случае не рискуют получить заказ обратно на кухню, ведь клиенты следят за процессом, вовлечены в него. Хотите всё также вкусно и красиво? Тогда ориентируетесь на постоянный «День открытых дверей».

Прозрачность бизнеса — это совокупность коммуникаций внутри компании, с клиентами, инвесторами, СМИ, общественностью. Внедрение и развитие прозрачности бизнес-процессов взяло начало в 70-х годах прошлого столетия. И до сих пор с каждым днём эта тема всё более актуальна. Для руководителей компании это становится явным конкурентным преимуществом, способом продвижения своего бренда, создании репутации. Важно соблюдать оперативность в предоставлении информации, следить за достоверностью.

Какую пользу приносит прозрачность бизнес процессов внутри компании? Руководителю важно доверять своим сотрудникам настолько же, насколько персоналу понимать работу. Большинство процессов тесно связаны, без отлаженного взаимодействия добиться высокой результативности в короткие сроки — задача невыполнимая. В данном случае прозрачность — это контроль качества работы, налаженная система коммуникаций между сотрудниками.

Архитектура прозрачных бизнес-процессов

Ваше желание вести открытый бизнес — отличная база. Но необходимо описать каждый бизнес-процесс:

  • Название. Четкое и емкое, отражающее главную суть процесса.
  • Краткое резюме. Описание задачи, задействованных лиц, применяемые метрики.
  • Цель. Какую задачу преследует выполнение бизнес-процесса.
  • Владелец. Лицо, заинтересованное в успешном выполнении.
  • Ресурсы. Необходимые материалы для эффективной реализации процесса.
  • Поставщики. В случае если задействованы лица, передающие исполнителю информацию, дополнительные ресурсы.
  • Результат. При этом учитывается начальный план и конечный результат с доработками, изменениями, возможными улучшениями, корректировками.
  • Клиенты.
  • Показатели. Факторы, определяющие уровень эффективности и успешности процесса.
  • Исполнители. Лица, ответственные за выполнение задачи.

Кроме этого указывается продолжительность, регулярность процесса, связь между задействованными лицами и иная информация.

Подробное и доступное описание бизнес-процессов повышает эффективность работы сотрудников. При этом хорошо использовать визуализацию. В век цифровых технологий мы легче воспринимаем наглядную информацию. Так, например, в Macondo все данные заносятся в понятную и структурированную систему. Они доступны клиенту, менеджеру, специалистам, руководителю. Заказчик может в режиме реального времени получать всю информацию по работе, смотреть, куда и на что были потрачены зарезервированные часы.

Немаловажно и постоянное взаимодействие между всеми структурами. Как только клиент создает обращение, менеджер берет его в работу, обсуждает с заказчиком детали. После этого задачи распределяются между специалистами.

Прозрачность процессов и клиентоориентированность — залог успешности вашего бизнеса. Предлагая лучший сервис клиентам, вы продвигаете свой бренд. Когда налаживаете открытый, честный диалог, то можете рассчитывать на обратную связь. Таким образом, вы идёте навстречу клиенту, он доверяет вам; складывается взаимовыгодное, надежное сотрудничество. Как следствие, клиент будет рекомендовать именно вашу компанию.

При планировании бизнес-процессов, уделите большое внимание возможности ведения прозрачных и понятных сделок. Почему большинство людей так доверяют продуктам «с грядки»? Экологично? Несомненно. Вы видите грядку, знаете, какая почва на участке, какими удобрениями пользовались, и как рос отдельно взятый помидор. С этой точки зрения прозрачность — это та же экологичность, то есть безопасность. Дайте клиенту понять, что в вашем сотрудничестве нет подводных камней. Это поможет рационально распределить ресурсы и внутри компании.

Как прозрачность помогает продавать услуги

Предложение услуг, в частности комплексного обслуживания, всегда связано с работой с возражениями потенциальных клиентов. Прозрачность бизнес-процессов улучшает взаимодействие с заказчиками. Рассмотрим несколько примеров.

Это дорого

Мы предоставляем вам всю информацию по затраченному времени на каждую задачу. Это не просто отчет о проделанной работе, а сотрудничество. Когда вы видите, на что тратятся ваши финансы, то можете быть уверены, что сделали выгодное вложение в развитие собственного бизнеса.

Почему я должен вам доверять?

Все юридические данные находятся в открытом доступе, а также контакты организации и примеры уже выполненных работ. Вы можете получить отзывы о сотрудничестве от наших клиентов. Наша компания ценит свой авторитет, поэтому предоставляет полноценную информацию о деятельности.

Есть ли гарантия качества проделанной работы?

Мы предоставляем вам все материалы, документацию. Изначально оговариваем все условия сотрудничества, узнаем ваши пожелания и особенности конкретной задачи. Вы удаленно можете просматривать работу наших специалистов и убедиться в их профессионализме. Кроме этого, ознакомьтесь с уже реализованными проектами. Мы открыты к диалогу, а значит, вы получите именно то, что необходимо вам.

Прозрачность бизнес-процессов позволяет не уговаривать клиента, а дать ему возможность выбрать именно вас по причине открытой, лояльной политики сотрудничества.

Как действует система прозрачных бизнес-процессов в Macondo

Для клиентов:

  • Затраченное время по каждой задаче фиксируется в тикетной системе и доступно к просмотру. Клиент понимает, по каким критериям выставляют счет на оплату, и насколько эффективно исполняется договор поддержки.
  • Клиент всегда видит, сколько часов от тарифа у него осталось. Он принимает решение о запуске в работу тех или иных задач или может решить оплатить дополнительные работы.
  • Клиент видит, какие специалисты и за сколько времени решают его задачу. Видит процесс выполнения, на каком этапе работы находится его задача.

Внутри компании руководитель может обеспечить контроль и отследить следующие вопросы:

  • Насколько эффективно выполняют задачи сотрудники, сколько времени уходит на ответы клиентам и на решение вопросов.
  • Сколько часов тратит клиент. Так можно определить, кто из клиентов приносит наибольшую прибыль. Клиенту можно предложить дополнительные решения и более выгодный тариф.
  • Насколько оперативно менеджеры отвечают на запросы клиентов. По выполнению SLA можно оценивать работу и считать KPI.
  • Открыт процесс работы над обращениями — руководитель может контролировать процесс при необходимости.

Прозрачность — неотъемлемое качество современной компании, желающей не только получить хороших клиентов, высокую прибыль, но и эффективно развиваться. Ваши сотрудники при открытой политике смогут лучше понимать поставленные задачи, быстрее и качественнее справляться с ними. А клиенты будут ценить вас как надежного партнера.